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Si tu “requerimiento” es “necesitamos una plataforma”, estás a una reunión de distancia de un sobrecosto.
Documentar requerimientos no es burocracia: es comprar claridad. Y en software, claridad separa un proyecto que avanza de uno que se vuelve un pantano de cambios.
Empieza por el objetivo medible (una sola frase)
Ejemplos buenos:
- “Reducir el tiempo de cotización de 2 días a 2 horas.”
- “Aumentar la tasa de seguimiento de leads del 40% al 80%.”
- “Eliminar reprocesos por datos duplicados en facturación.”
Ejemplos peligrosos:
- “Digitalizar la empresa.”
- “Tener una plataforma moderna.”
Si no hay métrica, el proyecto se evalúa por gusto.
Si quieres una plantilla lista para usar (con ejemplos), pídela y te la enviamos. https://gulupadigital.com/contacto/
Qué medir en 30/60/90 días
1) Contexto del proceso actual
- ¿Qué pasa hoy?
- ¿Quién lo hace?
- ¿Dónde se traba?
Un diagrama simple (aunque sea en Slides) evita malentendidos.
2) Usuarios y roles
Lista roles reales (ventas, operación, admin, cliente) y define:
- qué hace cada uno,
- qué puede ver,
- qué no debería ver.
3) Flujo crítico (paso a paso)
Define estados y transiciones:
- “Creado” → “En revisión” → “Aprobado” → “Ejecutado” → “Cerrado”.
Sin estados claros, no hay trazabilidad.
4) Datos
Define campos mínimos:
- obligatorios,
- validaciones,
- origen del dato (ERP/CRM/Excel).
Un mini diccionario de datos te evita discusiones de “yo creí que era así”.
5) Reglas de negocio
Ejemplos:
- descuentos,
- comisiones,
- impuestos,
- aprobaciones,
- límites.
Las reglas no pueden vivir en la cabeza del mejor empleado.
6) Criterios de aceptación (la parte que salva proyectos)
Define qué significa “listo”. Ejemplos:
- “Cuando un lead entra, debe asignarse según zona y registrar fecha y asesor.”
- “El sistema debe impedir cotizar por debajo del margen mínimo sin aprobación.”
Si no hay aceptación, hay discusiones eternas.
Referencia útil para conceptos base de trabajo ágil: Scrum Guide https://scrumguides.org/
El formato que mejor funciona: historias + escenarios
En empresa, funciona así:
Historia: “Como asesor comercial, quiero crear una cotización desde una plantilla para enviarla en menos de 10 minutos.”
Escenarios:
- Cliente nuevo vs cliente existente.
- Descuento permitido vs requiere aprobación.
- Producto con IVA vs exento.
No necesitas 200 historias. Necesitas las que mueven el flujo crítico.
Errores comunes
- Mezclar problema con solución (“que sea en React”) en vez de objetivo.
- Definir integraciones “después”.
- Ignorar seguridad y permisos.
- Pedir todo para ayer sin priorizar.
- No nombrar un dueño interno del producto.
Qué pedirle al proveedor en fase de descubrimiento
- Mapa de proceso y pain points.
- Backlog priorizado (fase 1 y fase 2).
- Riesgos y supuestos.
- Integraciones inventariadas.
- Estimado por fases (no una cifra suelta).
Link interno sugerido (servicio): https://gulupadigital.com/desarrollo-web-a-medida/
Frequently Asked Questions
¿Quién debe documentar requerimientos?
Un responsable interno que conoce el proceso, acompañado por un equipo que traduzca a producto y tecnología.
¿Cuánto detalle necesito?
El suficiente para que dos personas distintas entiendan lo mismo: flujos, datos, reglas y aceptación.
¿Qué pasa si no documento?
Pagas el “impuesto” del retrabajo: cambios, discusiones y entregas que no resuelven el dolor.
Si documentas bien, negocias mejor
Con requerimientos claros comparas propuestas con criterio, reduces cambios y haces que el proveedor responda por entregables, no por intenciones.
Si quieres que te ayudemos a levantar requerimientos y convertirlos en un plan por fases, agenda una llamada. https://gulupadigital.com/desarrollo-web-a-medida/
Siguiente paso
Si tu web hoy está trayendo visitas pero no oportunidades, el siguiente paso es simple: medir bien, corregir fricción y convertir esto en un sistema que venda.
- Agenda una llamada y revisamos tu caso: https://gulupadigital.com/contacto/
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